Tento dokument "Zásady zpracování uživatelských dat" (dále jen "Zásady") doplňuje naše Zásady ochrany osobních údajů a poskytuje detailní informace o tom, jak společnost Advomate s.r.o., IČO: 19768095, se sídlem Nové sady 988/2, 602 00 Brno (dále jen "Advomate" nebo "my") nakládá s daty a dokumenty, které uživatelé nahrávají do aplikace Advomate (dále jen "Aplikace").

Používáním našich služeb souhlasíte s těmito Zásadami. Pokud s nimi nesouhlasíte, prosíme, nepoužívejte naše služby.

2.1 Modul Rešerše

V rámci modulu Rešerše uživatelé zadávají právní dotazy, které Aplikace zpracovává a generuje relevantní odpovědi. Uživatelé mohou specifikovat zdroje, ze kterých má Aplikace čerpat (předpisy, judikatura).

Vstupy od uživatele:

• Právní otázka
• Nastavení rešerše (specifikace zdrojů)
• Doplňující otázky v rámci chatu

Výstupy od Aplikace:

• Vygenerovaná rešerše
• Zdroje použité v rešerši (citace paragrafů, judikatury, internetových zdrojů)
• Doplňující otázky pro uživatele

2.2 Modul Dokumenty

V rámci modulu Dokumenty mohou uživatelé nahrávat vlastní právní dokumenty (smlouvy, dohody atd.), které Aplikace analyzuje a generuje souhrny, upozornění na potenciální problémy a odpovídá na dotazy uživatelů.

Vstupy od uživatele:

• Nahraný právní dokument
• Otázky v rámci chatu k dokumentu

Výstupy od Aplikace:

• Souhrn dokumentu (přehled, vyváženost, potenciální problémy, finanční aspekty, sankce)
• Odpovědi v rámci chatu k dokumentu

3.1 Anonymizace dokumentů

Důrazně doporučujeme uživatelům, aby před nahráním do Aplikace své dokumenty anonymizovali. To zahrnuje odstranění nebo začernění osobních údajů, jako jsou jména, adresy, rodná čísla, IČO a další identifikační údaje. Cílem je minimalizovat zpracování osobních údajů a chránit soukromí všech zúčastněných stran.

3.2 Formulace dotazů

Při zadávání dotazů v modulech Rešerše a Dokumenty doporučujeme uživatelům vyvarovat se uvádění zbytečných osobních nebo citlivých údajů. Dotazy by měly být formulovány obecně a věcně, se zaměřením na podstatu právního problému.

Advomate zpracovává nahrané dokumenty a uživatelské dotazy výhradně za účelem poskytování služeb v rámci Aplikace, což zahrnuje:

• Analýzu dokumentů pomocí AI za účelem generování souhrnů, identifikace potenciálních problémů a poskytování dalších právních informací
• Zpracování uživatelských dotazů a generování relevantních odpovědí na základě nahraných dokumentů a dalších právních zdrojů
• Zlepšování a vývoj našich služeb na základě analýzy nahraných dat (pouze v agregované a anonymizované formě)

Nahrané dokumenty ani uživatelské dotazy nejsou používány k žádným jiným účelům, pokud k tomu uživatel nedá výslovný souhlas.

Advomate klade nejvyšší důraz na bezpečnost a důvěrnost uživatelských dat. Nahrané dokumenty a dotazy považujeme za přísně důvěrné a uplatňujeme robustní bezpečnostní opatření v souladu s uznávanými průmyslovými standardy:

• Šifrování dat při přenosu (TLS) i ukládání (AES-256)
• Omezený přístup k datům pouze pro nezbytné oprávněné zaměstnance
• Pravidelné bezpečnostní audity a testování, včetně penetračních testů
• Fyzické, elektronické a procedurální záruky pro ochranu dat
• Pravidelná školení zaměstnanců o bezpečnosti a ochraně dat

Všechna data procházejí našimi službami na serverech poskytovaných společností OVHCloud v Německu. Tyto servery podléhají přísným bezpečnostním a datovým politikám v souladu s GDPR a dalšími relevantními předpisy.

Vygenerované rešerše a související metadata ukládáme v naší vlastní PostgreSQL databázi, která je také hostována na serverech OVHCloud v Německu. Tato databáze je pravidelně zálohována a chráněna proti neoprávněnému přístupu.

Uživatelé by měli také na své straně uplatňovat vhodná bezpečnostní opatření, jako je používání silných hesel a pravidelná aktualizace přístupových údajů.

Advomate využívá služeb některých třetích stran v souvislosti se zpracováním nahraných dokumentů a poskytováním našich služeb. Tyto třetí strany mají přístup pouze k nezbytným datům a jsou smluvně vázány k ochraně důvěrnosti a bezpečnosti dat.

6.1 Poskytovatelé AI služeb

• OpenAI: Nahrané dokumenty a dotazy jsou sdíleny s OpenAI za účelem analýzy a generování výstupů pomocí jejich AI modelů. OpenAI se zavazuje k ochraně dat v souladu s GDPR a dalšími relevantními předpisy. Dokumenty jsou sdíleny pouze dočasně a nejsou OpenAI trvale ukládány. Více informací naleznete v Zásadách ochrany osobních údajů OpenAI.
• Anthropic: Podobně jako u OpenAI, nahrané dokumenty a dotazy jsou sdíleny s Anthropic pro zpracování jejich AI modely. Anthropic uplatňuje striktní bezpečnostní a datové politiky a zavazuje se k ochraně důvěrnosti dat. Více informací naleznete v Zásadách ochrany osobních údajů Anthropic.

6.2 Další poskytovatelé služeb

• LangFuse: Tato platforma je využívána pro analytiku a monitoring využití AI služeb. LangFuse ukládá pouze anonymizovaná data o voláních API a nezpracovává žádné osobní údaje uživatelů. Více informací naleznete v Zásadách ochrany osobních údajů LangFuse.
• Sentry: Slouží pro monitorování a hlášení chyb v Aplikaci. Sentry může zpracovávat některá technická data, ale nesbírá žádné osobní údaje uživatelů.

Kromě výše uvedených případů Advomate nesdílí nahrané dokumenty ani uživatelské dotazy s žádnými dalšími třetími stranami. Neprodáváme ani neposkytujeme uživatelská data třetím stranám pro marketingové účely.

Nahrané dokumenty a uživatelské dotazy uchováváme pouze po dobu nezbytně nutnou pro poskytování našich služeb a plnění právních povinností. Obecně platí následující pravidla:

• Dokumenty nahrané uživateli pro analýzu nejsou trvale ukládány a jsou uchovávány pouze dočasně po dobu nezbytnou pro zpracování a poskytnutí výsledků uživateli.
• Metadata a logy související s nahranými dokumenty a dotazy můžeme uchovávat po delší dobu za účelem zlepšování našich služeb, vždy však v anonymizované a agregované formě.
• V případě, že je dokument nebo dotaz flagován pro potenciální porušení našich smluvních podmínek, můžeme jej uchovat po nezbytnou dobu za účelem vyšetřování a prevence zneužití našich služeb.

Uživatelé mají možnost požádat o výmaz svých dat v souladu s našimi Zásadami ochrany osobních údajů.

Uživatelé nesou výhradní odpovědnost za obsah nahraných dokumentů a zadaných dotazů. Zavazují se, že nebudou nahrávat ani zadávat žádný nezákonný, urážlivý, škodlivý nebo jinak nevhodný obsah a že budou dodržovat naše smluvní podmínky a zásady přijatelného užití.

Uživatelé jsou povinni zajistit, že mají veškerá potřebná práva a souhlasy ke sdílení nahraných dokumentů s Advomate. Advomate nenese žádnou odpovědnost za porušení práv třetích stran v souvislosti s obsahem nahraným nebo zadaným uživateli.

V případě jakýchkoli dotazů nebo žádostí týkajících se zpracování uživatelských dat nás prosím kontaktujte na adrese info@advomate.cz.

Naše kompletní Zásady ochrany osobních údajů naleznete na adrese https://advomate.cz/zasady-ochrany-osobnich-udaju.

Vyhrazujeme si právo tyto Zásady zpracování uživatelských dat dle potřeby aktualizovat. O případných podstatných změnách budeme uživatele informovat prostřednictvím Aplikace nebo e-mailem.

Tyto Zásady zpracování uživatelských dat nabývají účinnosti dne 30.5. 2024.